Bestyrelsen - Opgaver

(Vi mangler stadig en ordentlig tidsmæssig kategorisering, og der er nok også nogle enkelte huller. Men det er en start....)

Årets bestyrelsesmøder

Der er tre bestyrelsesmøder i løbet af året, som afholdes på lørdage ved middagstid. Der serveres en god frokost med vin. Møderne har følgende formål:

• Indenfor et par uger efter festen: opfølgning på festen, forslag til forbedringer ved næste års fest
• I løbet af foråret (medio/ultimo marts): grovplanlægning af årets fest og forberedelserne til denne
• En måned før festen: detailplanlægning af festen og invitation af jubilarer.

Der er formandens opgave at indkalde til bestyrelsesmøder, og koordinere de valgte datoer med bestyrelsesmedlemmerne via mailinglisten.

Lærerrepræsentanternes opgaver

1. Til forårsmødet forberedes en oversigt over årgangens afgangsklasser, samt antal af studerende i hver klasse. Denne oversigt sendes til webmaster.
2. Invitere lærere til spisning / gratis ( skrive indbydelse og sætte den op, inkl tilmeldingsseddel)
3. Sørge for elevbilleder af jubilarerne til ophængning på lærerværelset
4. Skaffe menuforslag fra køkkenet og bestille mad
5. Finde og holde kontakt til klasse der skal hjælpe til med borddækning, servering, køkkenkjælp, garderobe, indgang, rengøring, etc. ( for betaling p.t. 3.000)
6. Kontakte pedeller bl.a. med henblik på garderobe i auditoriet
7. Bestil Cava til jubilarer
8. Aftale evtl. vagter med JC ( finansieret af skolen)
9. Arrangere at Favrskov Gymnasiums hjemmeside refererer til gymle.dk/oprettelse af profiler i perioden før 3g'ernes sidste dage på skolen

Elevrådsformandens opgaver

1. Orientering til morgensamling i slutning af april ( om Gymle som forening, om Gymlefesten og om indmeldelsesprocedure > ved hjælp af oprettelse af profil på Gymles hjemmeside )
2. Orientere om Gymle ved 3g middag
3. Opsætning af streamers, der informerer om Gymle

Bestyrelsesopgaver

1. Invitation af 10 års jubilarer, tilbagemelding til lærerrepræsentanter om antal
2. Program for aftenen - skal videresendes til Webmaster
3. Dagsorden til generalforsamling skal sendes til Webmaster 3 uger før festen
4. Festinvitation sendes til Webmaster
5. Forårsbestyrelsesmøde : Herunder fastlægges festprogram. Skal sendes til Webmaster efter forårsmødet
6. Bestilling af musik
7. Bestilling af drikkevarer ( vin , øl, vand)
8. Indkøb af duge, servietter, bordpynt, lys, garderobemærker, kransekage,
9. Byttepenge
10. Referat skrives efter generalforsamlingen og sendes til Webmaster
11. Referat af det konstituerende møde
12. Referat af debriefingsmøde
13. Kassereren udarbejder regnskab efter festen, resultatet præsenteres for generalforsamlingen året efter. Kasseren betaler de løbende udgifter.
14. Kassereren sørger for at der er byttepenge, betaler musikken
15. Ølkort udarbejdes
16. Forespørgsel vedr. spiritusbevilling ( JC, derefter evtl. Politiet i Randers)