Gymle logo

Referat af bestyrelsesmøde 1. november 2002

Dagsorden

  1. Evaluering af festen
  2. Arbejdshold
  3. Implementering af Gymle
  4. Generalforsamling
  5. Skal 5-års jubilarerne med til spisning ?
  6. Evt.

Evaluering af festen

Festen forløb som helhed godt. Vi havde et beskedent overskud på ca. kr. 4.000,00 hvilket ifølge kasseren ikke er specielt stort set i forhold til de tidligere års fester. Det blev diskuteret hvad der kunne gøres bedre til næste år:

  • Vi skal være opmærksomme på om Gymlefesten falder sammen med Kulturnat i Århus. Dette kan medvirke til et fald i antallet af gæster.
  • Klassen der var ansat til festen fungerede godt. Så arbejdsgangen for dem skal der ikke laves om på.
  • Der skal laves en checkliste forud for festen til bestyrelsen med hvem gør hvad. Blandt andet skal vi være opmærksomme på at tallerkener, glas, bestik m.m. skal ud tidligere om eftermiddagen evt. kl. 14.00.
  • Prisen på maden ca. kr. 11.000,00 blev diskuteret. Der skal muligvis forhandles med Kantinen om dette. Evt. kan der sammensættes en menu til kr. 100,00 pr. kuvert. Heidi prøver at finde nogle priseksempler til sammenligning.
  • Cavaen var ikke nogen succes så det dropper vi til næste år.
  • Nogle mente at der var for lidt tid til spisning. Det blev derfor foreslået at vi starter spisningen kl. 18.30 og dørene åbnes kl. 20.30.
  • I år var der en klasse der havde lavet et festligt indslag under spisningen. Forskellige muligheder blev diskuteret for at opfordre til disse.
  • Diskoteket kunne have været bedre. Det blev foreslået at komme med idéer til musikken næsten år.
  • Hjemstavnene skal åbnes og der skal laves et Cafémiljø her med bar. Der var for lidt plads i år, og mange savnede at kunne finde et roligt sted at snakke.
  • Billeder af jubilarerne var en succes. Dette bør gøres næste år. Dog kan de ikke lægges på websiden som det blev foreslået da dette kræver en tilladelse fra hver af jubilarerne.

Arbejdshold

Bestyrelsen bør deles op i nogle arbejdshold i tiden op til festen, og der skal udarbejdes nogle checklister på hvem der gør hvad og hvornår. Checklisterne vil blive diskuteret på næste møde.

Implementering af Gymle

Synliggørelsen af Gymle skal i højere grad sættes i fokus, så foreningen ikke forsvinder ud i det blå. Forskellige tiltag blev diskuteret:

  • Gymlefonden skal bruges i denne sammenhæng
  • 3.g'erne skal kunne søge fonden om penge til skolerelaterede formål
  • Der oprettes et Gymlelegat der kan overrækkes til translokationen. Beløbet fastlægges af bestyrelsen.
  • Der skal opsættes kriterier for hvem der kan søge legatet og til hvad. Kristian kommer med et oplæg til dette.
  • De nye tiltag vil medføre en vedtægtsændring i år 2003.

Vores webside skal synliggøres noget mere:

  • Der kan udloddes konkurrencer f.eks. hvor nogle flasker rødvin står på højkant.
  • Anne vil gøre opmærksom på websiden til morgensamlingen.
  • Der kan reklameres for websiden til Gymlefesten
  • Stempel ved indgangen til festen med www.gymle.dk
  • I årsskriftet samt AiH's skoleblad kan der laves bannerreklame
  • Nyhedsbrev hvert kvartal fra bestyrelsen samt en beskrivelse af bestyrelsens arbejde lægges på websiden
  • Der skal sendes en reminder ud 3-4 uger før festen til medlemmerne. Dette kan måske være et job for Thomas ?

Generalforsamling

Generalforsamlingen var en succes i år. Vi fik nye medlemmer i bestyrelsen som nu er kommet med på vores maillisten. Det blev diskuteret om nye bestyrelsesmedlemmer skal "håndplukkes". Der kan sendes et brev ud til de pågældende årgange som ikke er repræsenteret i bestyrelsen (årgang 94 og 95). Jens Jakob og Heidi prøver at finde nogle kontaktpersoner i disse årgange.

Skal 5-års jubilarerne med til spisning ?

Der var i år stor tilslutning af 5-års jubilarer som selv havde arrangeret spisning før Gymlefesten. Det blev foreslået at vi til næste år inviterer denne årgang med til spisningen på skolen.

Eventuelt

Vi bør være repræsenteret ved den sidste morgensamling som er 23. eller 30. april (sidste undervisningsdag er 8. maj).

Det blev aftalt at holde bestyrelsesmøde efter påsken 2003. Vi mødes i uge 17 (nærmere dato fastsættes når vi kommer længere hen på året).

På bestyrelsens vegne

Heidi Skriver

Tilbage